donderdag 28 maart 2013

Duik in je administratie!

Wie grip wil krijgen op zijn uitgaven, doet er goed aan zich in de administratie te verdiepen. Een administratie die op orde is, vergt weinig onderhoud. Nu ben ik zelf niet roomser dan de paus en heb ik vorige week mappen leeggehaald met rekeningafschriften van 15 jaar oud. Ik heb die mappen ooit naar zolder gedaan en daar stonden ze te verstoffen.

De huidige administratie is wel op orde. Sinds een jaar of vier past alles hier in 4 mappen (misschien nog best veel maar de map huis/hypotheek/woekerpolis puilt dan ook uit) en één keer per jaar schoon ik de mappen op. Dan gaat alles eruit wat verouderd is. Het bijhouden zelf kost me weinig tijd. De truc die bij mij het beste werkt is post die binnen komt meteen te lezen en vervolgens neem ik een besluit: iets mee doen? Wegmieteren? Bewaren? In geval van bewaren stop ik het meteen in de map. Dat heeft voor- en nadelen. Het nadeel is dat je zo vaker met je administratie bezig bent dan je misschien wilt. Het voordeel is dat dit hooguit 15 seconden per keer kost.

Zaken afhandelen doe ik één keer in de week. Dan doe ik een 'rondje rekeningen', werk het kasboek bij, regel betalingen als die er zijn (het meeste wordt automatisch afgeschreven). Dit kost ongeveer een kwartiertje.

Zo is de situatie niet altijd geweest. Ik kom uit een situatie van 10 keer verhuizen in niet al te lange tijd, een organisatietalent dat niet kwam aanwaaien en een idee dat alle papieren in een doos een prima manier was van overzicht houden. Ik heb meerdere malen meegemaakt dat mijn telefoon werd afgesloten of het gas en licht, omdat ik niet betaalde. Niet omdat er geen geld was, maar omdat er geen overzicht was. En daar zat ik niet eens zo erg mee. Het was zoals het was.

Dat veranderde toen ik door een combinatie van pech en stompzinnigheid ongeveer 15 jaar geleden in een stroomversnelling van heftige gebeurtenissen terecht kwam en ik allerlei papieren moest laten zien aan de belastingdienst en het U.WV waarover ik niet beschikte. Die ene doos met administratie was inmiddels uitgegroeid tot meerdere dozen, blikken en tassen. De stress die ik toen kreeg, is heel nuttig geweest. Voor mij geen rood staan meer, geen administratie van alle jaren door elkaar, geen rekeningen meer die moeten worden betaald maar automatische afschrijvingen.

Waar moet je beginnen als jouw administratie een rotzooi is? Gewoon bij het begin. Wijs een plek aan in huis die je tijdelijk bombardeert tot reanimatie-administratiecentrum en pak je probleem met kleine stapjes aan. Zorg dat die plek niet telkens opgeruimd hoeft te worden, laat alle papieren tussentijds liggen (en zorg er voor dat er geen katten op kunnen rollen) En dan?
  • Een kwartier per dag papieren uitzoeken is prima, bijna nog beter dan 3 uur achter elkaar en dan helemaal gefrustreerd zijn omdat het nog niet op orde is
  • Gooi eerst alles weg wat zo oud is dat je er toch niets mee aan hebt: garanties van telefoons die je al 3 jaar niet meer hebt, bankafschriften ouder dan 5 jaar, polisbladen van verzekeringen die je al jaren niet meer hebt. Gewoon weg knallen
  • Wat bewaar je wel? 
    • je arbeidscontract en uitdraaien van functioneringsgesprekken
    • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
    • bonnen, rekeningen en garantiebewijzen van apparaten die je nog wel hebt of van werkzaamheden die je hebt laten uitvoeren
    • belastingpapieren
    • alle papieren die met je huis te maken hebben zoals hypotheek/koopakte/huurcontract/kadastrale gegevens
    • verzekeringspolissen
    • aangifte geboorte van je kinderen/erkenning vaderschap/trouwpapieren/gegevens burgerservicenummer
    • financiële gegevens: aandelen, beleggingen, waardepapieren
    • testament, gegevens erfenis ouders
    • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
    • bankafschriften (die je overigens ook digitaal kunt ontvangen, papier hoeft niet)
    • brieven en overzichten waar nog actie van je wordt verwacht (bijv. doorgeven meterstanden)
    • diploma's
  • Verdeel de uitgezochte papieren in twee stapels. Eén voor wat in mappen gestopt kan worden en één voor te ondernemen actie of uitzoekwerk
  • Je gaat eerst aan de slag met dat wat in mappen gestopt kan worden
  • Regel 3 lege mappen en zorg dat je tabbladen hebt. Maak een overzichtelijke indeling die jij begrijpt en logisch vindt. Ik stop bijvoorbeeld alle verzekeringen bij elkaar, maar misschien wil jij de polisbladen van de autoverzekering wel achter het tabblad vervoer. Tabbladen die je bijvoorbeeld kunt maken zijn: Inkomen/Vervoer/Verzekeringen/Pensioen/Belastingen/Gemeente en heffingen/Energie & water/ Wonen/Telefonie-internet/Persoonlijk/Lenen & schulden/Contributies & abonnementen/School-Studie/Kinderopvang
  • Verdeel nu alle papieren die je na je opruimactie over hebt gehouden in stapels die corresponderen met de tabbladen. Dus een stapel auto, belasting, inkomen etc. Is alles verdeeld over de stapels, leg dan de papieren van elke stapel in de juiste volgorde
  • Doe alles in de mappen
  • Nu je toch bezig bent: zoek meteen uit wanneer contracten en abonnementen die je hebt aflopen. Noteer dat en zet een herinnering in je (digitale) agenda of telefoon. Zo kun je tijdig uitzoeken of er een goedkoper alternatief is...
  • Ook via je mailbox komt van alles binnen dat een administratie nodig heeft. Maak in je mail of elders op de computer mapjes aan voor bijvoorbeeld rekeningen die je digitaal ontvangt, overzichten, contacten met verzekeraars, de belastingaangifte
Hoe lang moet je papieren bewaren?
  • salarisoverzichten moet je 2 jaar bewaren
  • jaaropgaven moet je 5 jaar bewaren
  • jaarafrekeningen van gas, water en licht bewaar je 3 jaar
  • bankafschriften moet je 5 jaar bewaren. Je kan dat ook digitaal doen door je afschriften te downloaden en op te slaan
  • correspondentie van je huidige verzekeraar bewaar je, polisbladen kun je vervangen zodra je een nieuwe ontvangt
  • kopieën van declaraties van zorg bewaar je tot dit door de verzekeraar is afgehandeld
  • zorgrekeningen die je declareert bij de Belastingdienst dien je 5 jaar te bewaren.
  • contracten bewaar je voor de termijn van het contract
  • In geval van twijfel: bewaren. Door voortschrijdend inzicht leer je vanzelf wat weg kan en wat niet
  • Gebruik voor tijdelijke projecten (verhuizing, regelen van een bruiloft, etc.) een aparte map 
  • In geval van langdurige ziekte/arbeidsongeschiktheid: vraag kopieën van onderzoeken en verslagen op en bewaar dit bij elkaar. Dat komt van pas bij een evt. UWV traject of als je moet procederen

Je hebt nu alles wat bewaard kon worden opgeborgen. Nu is er één stapel overgebleven: die waar actie op moet worden ondernomen. Leg de papieren in de juiste volgorde zodat het meest urgente bovenop ligt en noteer voor welke data je alles moet hebben afgehandeld. Ga nu stap voor stap door deze stapel heen door bijvoorbeeld elke dag één ding af te handelen. Ben jij van het soort dat ervan  houdt zich ergens in vast te bijten, stort je dan als een dolle op de stapel en werk je er in één keer doorheen. Kijk wel uit. Grote kans dat je het halverwege zat bent en er verder nooit meer iets mee gebeurt....

Wen je zelf aan om vanaf nu post meteen te openen, reclame en aanbiedingen weg te gooien (een nee-sticker op de deur helpt met consuminderen!) en wat bewaard moet worden, meteen op te bergen in een map. Wat actie vraagt, leg je opzij als je het niet meteen kunt afhandelen. Doe dit afhandelen op een vast en rustig moment in de week (dus niet als de kinderen honger hebben en de was eigenlijk moet worden opgehangen). Voorkom onnodig werk door alle belangrijke betalingen en afschrijvingen automatisch te laten doen.

Mijn voorkeur gaat uit naar werken met gewone ordners Met een perforator knal ik overal gaten in en berg ik alles op. Maar er zijn meer opbergsystemen. Misschien vind jij het wel veel logischer of prettiger om te werken met hangmappen of harmonicamappen. Ook zijn er mensen die in plaats van ordenen op thema, liever orderen op jaar. Denk daarover na voordat je als een dolle stier op je administratie afstormt.

Hoe ziet jouw administratie er uit?
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...